Этапы сделки event агентства: рабочая схема

Воронка event-агентства часто ломается на слове «согласовано». Менеджер считает сделку почти закрытой, координатор еще не получил бриф, а клиент уверен, что дата уже забронирована. Рабочие этапы должны описывать проверяемое состояние заказа и подсказывать следующее действие. Тогда CRM показывает реальность, а не настроение сотрудника.

Этап 1. Новая заявка

На первом этапе обращение зарегистрировано, но команда еще не выяснила детали. В карточке есть канал, контакт, время поступления и ответственный. Следующая задача - дать содержательный ответ и уточнить минимальные параметры: формат, дату, место и ориентир по числу гостей.

Заявка не должна оставаться новой после разговора. Ее переводят дальше, закрывают как нецелевую с понятной причиной или ставят согласованную задачу возврата. Организацию входящего потока раскрывает статья как не терять заявки на праздники.

Этап 2. Уточнение задачи и бриф

Менеджер выясняет цель события, аудиторию, ограничения, приоритеты и рамки бюджета. Результат этапа - достаточно данных, чтобы подготовить подходящее предложение. Необязательно требовать полный бриф сразу: недостающие вопросы можно собирать по мере проработки.

Критерий перехода должен быть конкретным. Например, известны дата, формат, ожидаемое число гостей, ключевые услуги и лицо, принимающее решение. Структуру вопросов можно сверить с материалом бриф на организацию праздника.

Этап 3. Подготовка и обсуждение предложения

Команда формирует состав услуг, расчет, сроки и условия. После отправки в карточке фиксируют версию предложения, дату и следующий контакт. Статус «КП отправлено» без задачи легко превращается в склад забытых сделок. Менеджер должен понимать, когда и по какому вопросу вернуться.

Если клиент просит изменения, создается новая редакция, а не исправляется единственный файл без истории. Практический состав документа приведен в статье коммерческое предложение на мероприятие.

Этап 4. Согласование и бронирование

На этом шаге стороны согласовали основной состав, но агентство проверяет ресурсы и условия подтверждения даты. Нужно различать устное одобрение, временную бронь и окончательное закрепление заказа. Критерий зависит от правил компании: договор, предоплата, письменное подтверждение или их сочетание.

У временной брони есть срок. Если клиент не принимает решение, менеджер освобождает ресурсы либо фиксирует исключение. Работа с авансом подробно разобрана в статье предоплата за праздник.

Этап 5. Договор и старт подготовки

После подтверждения согласованные данные передаются в проект мероприятия. Координатор получает карточку, состав услуг, бюджетные рамки, контакты и контрольные даты. Менеджер не пересказывает заказ по памяти: источник каждого обязательства остается доступным.

В FUNcrm сделка может быть связана с мероприятием, задачами и документами. Это позволяет сохранить коммерческую историю и одновременно открыть рабочую часть. Список полей для передачи есть в статье карточка мероприятия в CRM.

Этап 6. Подготовка события

На этом этапе ценность общей воронки снижается, а важность проектных задач растет. Команда подтверждает подрядчиков, площадку, материалы, тайминг, оплаты и допуски. У каждого критичного результата есть срок и ответственный. Руководитель видит отклонения, а не требует ежедневный устный отчет.

Продажу не следует считать полностью законченной: клиент может менять состав услуг, а менеджеру придется согласовать новую стоимость. Правка возвращается в коммерческий контур, затем обновляет проект. Контроль сроков описан в материале контроль дедлайнов мероприятия.

Этап 7. Проведение и закрытие

В день события команда работает по актуальному плану и фиксирует существенные изменения. После завершения проверяют факт оказания услуг, окончательные расчеты, документы, выплаты исполнителям, возврат реквизита и обратную связь. Только после этого заказ переходит в завершенные.

Отмена или отказ - не мусорная корзина. Для них записывают причину: дата занята, не подошел бюджет, изменились планы клиента, выбран конкурент или заявка оказалась нецелевой. Эти данные помогают улучшать процесс, если причины выбирают честно.

Проверьте этапы на конкретных карточках

Возьмите несколько заказов: новый, обсуждаемый, подтвержденный и проведенный. Для каждого спросите, соответствует ли этап реальности и понятно ли следующее действие. Если один статус требует длинного устного объяснения, его название или критерий нужно уточнить. Если сотрудники постоянно перескакивают этап, возможно, он не отражает отдельного решения.

Отдельно посмотрите на сделки без движения. У каждой должна быть объяснимая причина: команда ждет клиента до согласованной даты, готовит расчет или закрыла обращение. Не создавайте этап «думает» без срока и задачи. Если клиент вернется через месяц, карточку можно продолжить из истории, но сейчас она не должна скрывать активную работу. Такой порядок делает воронку полезной для планирования нагрузки и не вынуждает руководителя вручную спрашивать статус у каждого менеджера.

В FUNcrm этапы сделки полезны как маршрут от обращения к подтвержденному проекту, а не как инструмент микроконтроля. Хорошая схема достаточно короткая, чтобы ею пользовались, и достаточно точная, чтобы передать заказ между ролями. Начните с семи понятных состояний, проверьте их на живой работе и добавляйте исключения только после повторяющихся случаев.